organizar evento al aire libre

Si estás próximo a organizar un evento al aire libre, debes saber que hay ciertos imprescindibles para lograr una coordinación perfecta. Elegir bien la fecha, la configuración del espacio, las actividades recreativas, sonido y un buen servicio de renta de torres de iluminación son algunas de las cosas que necesitas revisar.

¿Te gustaría planear un evento de la más alta calidad? Conoce los consejos de los expertos de Power Rent.

¿Por qué organizar un evento al aire libre? 

Son muchas las ventajas de planificar un evento en el exterior. Algunas de ellas son:

  • Te permite disfrutar de un buen clima
  • La iluminación natural juega a tu favor
  • Tus invitados disfrutarán de un ambiente relajado
  • Puedes dar rienda suelta a tu imaginación y creatividad con la decoración
  • Podrás aprovechar elementos disponibles en el exterior, como jardines y plantas

Claves para una organización de excelencia

Sin embargo, también puede ser un desafío estar en un espacio descubierto, más abierto y que puede verse afectado por el clima, la hora y otros múltiples factores. 

Por ello, nuestros expertos te cuentan las claves para alcanzar el éxito en los eventos al aire libre. 

Fecha: temporada, clima y hora 

La elección de la fecha es lo más importante para un evento en exteriores, ya que las condiciones climáticas son determinantes. Al elegir una época específica del año hay que tomar en cuenta que sea la temporada con el clima más benévolo.

Esto te permitirá saber si puedes implementar cualquier tipo de medida para hacer frente a la temperatura, vientos, humedad, etc. 

Es importante tener un plan B en caso de que el clima no resulte de acuerdo a lo esperado, en especial, si eliges hacer el evento en épocas de lluvias. Al mismo tiempo, también es importante elegir bien la hora. 

Si haces el evento de día puede que no necesites iluminación artificial, pero si el evento es por la tarde o en la noche, necesitarás un sistema de luces apropiado. 

La hora también influye en el tipo de vestimenta de los asistentes, el catering, las actividades de entretenimiento y la decoración. Por ello, es algo que debes elegir con cuidado y, más importante, con varios meses de anticipación. 

Electricidad

Es posible que al estar al exterior no cuentes con una fuente de electricidad cercana a la que puedas conectar todos los equipos necesarios para realizar el evento. Una mejor alternativa es asegurarte una fuente de corriente constante y una torre de iluminación.

Ambos elementos te permitirán tener un mejor control sobre el acceso a la corriente y la cantidad de luz necesaria para que tu evento sea agradable. 

La torre de iluminación te será necesaria para los eventos de noche o con poca iluminación natural, también para eventos largos donde debas hacer una transición del día a la noche. 

Es probable que el sonido también requiera de una fuente eléctrica que elijas y el mismo debe ser adecuado a lo abierto del espacio.

Configuración del espacio 

Es importante precisar que tanto el espacio al aire libre es aprovechable. Puedes caminar en él y asegurarte si es posible instalar mesas, colocar instalaciones eléctricas, distribuir la decoración, etcétera. 

Es recomendable que instales una carpa o disponer de una terraza techada para brindarle a las personas un área protegida en caso de mucho sol o lluvia. 

Reserva los lugares de gran amplitud para grandes cantidades de invitados. De lo contrario estarás desperdiciando espacio e invirtiendo de más en el evento.Tampoco optes por lugares estrechos, pues tus invitados no podrán moverse con facilidad.

Sigue estas tres claves y tendrás un evento al aire libre de primer nivel. 

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